Vlaanderen.be www.vmm.be
Je bent hier: Home / Jobs / Jobs in de kijker / Met Vanessa is (administratieve) hulp altijd dichtbij

Met Vanessa is (administratieve) hulp altijd dichtbij

15-12-2020 – Vanessa De Smet begon haar carrière bij de Vlaamse Milieumaatschappij toen ze de schoolbanken verliet en wil graag tot aan haar pensioen blijven. Ze biedt al meer dan 30 jaar administratieve ondersteuning aan verschillende diensten en staat ook vandaag nog met de glimlach klaar om haar collega’s voort te helpen. Over de jaren heen zag ze de VMM tal van evoluties doormaken.

Adviezen omgevingsvergunningen

Dankzij goede communicatie en slimme planning verloopt alles heel vlot.

Vanessa werkt bij de afdeling Ecologisch Toezicht voor de dienst Omgevingsvergunningen. Ze staat in voor het secretariaatswerk van de afdeling en de administratieve ondersteuning van de adviesaanvragen voor de omgevingsvergunningen. "We zijn met vier medewerkers in het team en staan in voor elkaar. We houden elkaar heel goed op de hoogte van alles. Dankzij die goede communicatie en slimme planning verloopt het heel vlot. De sfeer zit goed."

Vanessa De Smet - portret

“Een bedrijf kan een omgevingsvergunning aanvragen bij de gemeente, provincie of minister. Dat is de instantie die de vergunning uiteindelijk verleent,” legt Vanessa uit. “Die stuurt vervolgens een adviesaanvraag naar het omgevingsloket en dat komt terecht in onze centrale mailboxWij laden de administratieve voorbereidingen van de adviezen op in ons adviesopvolgingssysteem, AVOS. Daarmee kunnen onze buitendiensten er inhoudelijk mee aan de slag. We waken erover dat de buitendiensten ons het advies bezorgen binnen de wettelijke termijnen. We lezen dit nog na, lay-outen het en laden het op in het omgevingsloket. Vervolgens buigt de gewestelijke of de provinciale commissie zich over de adviezen en wordt bepaald onder welke voorwaarden er afvalwater geloosd of schadelijke stoffen uitgestoten mogen worden. De minister neemt de uiteindelijke beslissing, die wij nog in het AVOS invoeren.”

Vanessa De Smet - thuiswerk (2)Vanessa staat ook altijd klaar om anderen te helpen. "Er is altijd veel variatie geweest in mijn job. Ik heb in de jaren 90 bijvoorbeeld nog koffie mogen uitschenken voor de toenmalige prins Filip, die op bezoek kwam bij de RWZI in Ninove. Dat was ook een mooie ervaring. Daarnaast neem ik allerlei secretariaatstaken op. Op kantoor is mijn bureau redelijk centraal gelegen, waardoor ik dagelijks heel wat collega's zie. Regelmatig stoppen ze dan even om een treinticket aan te vragen, om kantoormateriaal te bestellen, een vergaderzaal te reserveren of om een kort babbeltje te slaan. Maar dat is nu met het thuiswerk natuurlijk veel verminderd. Dat heeft als voordeel dat ik ongestoord kan doorwerken, maar het gemis van de collega's en de goede sfeer op kantoor is toch groot."

Teamspirit tijdens corona

Ze kwamen voor Sint-Maarten persoonlijk een snoeppakketje afleveren aan huis.

De coronacrisis houdt Vanessa al maanden thuis. Maar dat houdt haar en de collega's niet tegen om toch te bouwen aan de groepsband. "Bij afdeling Ecologisch Toezicht in Aalst, afgekort 'AELT', houden we vier keer per jaar een 'AELT praatcafé'. De jarigen van het kwartaal komen dan samen en organiseren een actie, zoals een middagetentje. Omdat er niks fysieks mogelijk was, hebben de collega's daarom gezorgd voor een cadeautje aan huis. Ze kwamen voor Sint-Maarten persoonlijk een snoeppakketje afleveren aan huis, vanop afstand uiteraard. Het was zeer fijn om nog eens een collega in levende lijve terug te zien. Regelmatig wordt er ook iets georganiseerd binnen de afdeling, zoals een online quiz. Zo'n initiatieven versterken de band toch wel. Het geeft je energie en dat doet deugd in deze tijden."

verrassingspakketje AELT - teamspirit tijdens corona

Veranderingen zijn van alle tijden

Ik heb gewerkt op vier verschillende diensten en ben ook vier keer verhuisd van kantoorgebouw. 

hoofdkantoor VMZ - Aalst, 1990

Niet alleen door de recente coronamaatregelen heeft de VMM zich anders moeten organiseren. Ook in een verder verleden kende de organisatie tal van veranderingen. In 30 jaar tijd hebben we nieuwe bevoegdheden gekregen en waren er de bijhorende reorganisaties. Er was ook de digitalisering die alles een pak efficiënter maakte. Vanessa maakte het mee vanop de eerste rij.

"Op 30 jaar tijd gebeurde er veel," blikt Vanessa terug. "Ik heb gewerkt op vier verschillende diensten en ben ook vier keer verhuisd van kantoorgebouw. Die reorganisaties waren wel nodig door de groei van de VMM, want zonder die ingrepen verliep het soms wat te chaotisch. Gelukkig zijn we wel altijd in Aalst gebleven, want ik ben zelf van de streek. Toen ik startte op 24 januari 1990 waren we maar met twee vrouwen tussen allemaal mannen! Later hebben we nog twee jaar gewerkt in een kantoor boven de kledingswinkel Tiffany's in de Nieuwstraat. Je zet een stap buiten en bent in het stadscentrum, dat was gemakkelijk!"

"Wat betreft de digitalisering: ik heb nog gewerkt met een elektronische schrijfmachine, dat is een typmachine met ingebouwde correctieroller. Bestelbonnen moest ik toen nog manueel opmaken. Na een paar maanden waren de eerste computers er gelukkig. Adviesaanvragen, vergunningen, papierwerk voor het kabinet, klassementen, archivering: het ging sindsdien allemaal van papier naar digitaal. Ook bijvoorbeeld voor de treintickets gebeurde dat in het begin manueel. Ik had een boekje waarin ik iedereen zijn ticket uitschreef. De tijdswinsten zijn enorm. Hetzelfde geldt nu eigenlijk voor de vergaderzalen. Terwijl ik begin 2020 nog moest puzzelen met de beschikbare zalen, zijn het nu vergadermomenten in Microsoft Teams die ik vastleg."

30 jaar VMM en langer

Vroeger werd er een keer per jaar een personeelsfeest georganiseerd en leerde ik de collega’s van de buitendiensten ook beter kennen.

"Ik werk graag bij de VMM en heb een goede verstandhouding met de collega's. Als ik met iets zit, dan vraag ik het gewoon. Ik heb ook al veel ervaring opgebouwd rond omgevingsvergunningen. Op die 30 jaar tijd heb ik met veel collega's een goede band opgebouwd. Vroeger werd er een keer per jaar een personeelsfeest georganiseerd en leerde ik de collega's van de buitendiensten ook beter kennen. Midden februari konden we nog een intern VMM-evenement meepikken, maar daarna kwam het virus de kop opsteken en werd zowat alles geannuleerd. Inclusief de plannen voor een personeelsevent naar aanleiding van 30 jaar VMM. Maar we zitten natuurlijk allemaal in hetzelfde schuitje. Ik blijf in ieder geval graag bij de VMM tot aan mijn pensioen!"

Vanessa De Smet - zonnestraal

De VMM, jouw oplossingsgerichte partner voor een klimaatbestendige leefomgeving.

» Over VMM

vmm.be is een officiële website van de Vlaamse overheid

Elke dag opnieuw werkt de Vlaamse Milieumaatschappij aan het milieu van morgen. Water, lucht en milieurapportering zijn onze kerntaken.